Happy World Backup Day! Ik hoef natuurlijk niemand meer uit te leggen wat het belang van een backup is. Toch blijkt zo’n 30% van de mensen geen backup van hun bestanden te maken. Vaak gaat dat heel lang goed, tot het een keer niet goed gaat en dan is het al snel een harde les. Daarom toch maar het waarschuwende vingertje: wacht nooit met het maken van backups! In dit artikel geef ik enkele tips en beschrijf ik mijn eigen ervaringen en backupsysteem.
Als het je al eens overkomt, dan vaak maar één keer: een crash van je computer of harde schijf en alle daar opgeslagen data kwijtraken. Vaak klinkt het excuus dat men ‘net van plan was een backup te gaan maken’ toen het noodlot toesloeg. Het terughalen van data is vaak ten dele mogelijk maar bijzonder kostbaar en nooit met enige garantie.
De eerste keer dat dit mij overkwam was in 2007. Thuis maakte ik al wel backups, maar op vakantie bewaarde ik de daar gemaakte foto’s maar op één plek: mijn laptop. Na een hele dag in een veel te warme auto te hebben gelegen bleek de harde schijf van de laptop gefrituurd. Twee weken aan foto’s weg. Een ramp van wereldformaat: het was immers mijn beste werk tot dan toe! Bij thuiskomst kon ik nog slechts zo’n 20 procent van de foto’s terughalen. Vanaf dat moment ben ik ook op vakantie met backups gaan werken. Overigens heb ik de harde schijf in kwestie na afloop open gemaakt om er wat macro foto’s van te maken die het vervolgens niet onverdienstelijk deden op stock websites – een kleine pleister op de wonde dus.
De tweede keer vond een klein jaar geleden plaats. Bij het overzetten van nieuw werk naar mijn externe harde schijf hield ik het ’s avonds voor gezien. De volgende dag formatteerde ik de geheugenkaartjes waar ik mee gewerkt had en begon aan een nieuwe shoot. Toen ik die avond alsnog de backup van de harde schijf wilde gaan maken bleek deze het begeven te hebben. Ironisch, maar bovenal heel slordig van mezelf. Met behulp van een professional en een aardige rekening heb ik gelukkig al het materiaal terug weten te krijgen, maar het waren desalniettemin spannende tijden. Dat was voor mij het moment dat ik een waterdicht backupsysteem nodig had: iets dat het altijd deed en waar geen gat in de workflow zat. Een belangrijke onderdeel in dat systeem is CrashPlan van Code42 geworden.
De 3-2-1 regel voor backups
De meest gehanteerde regel voor het maken van backups is de 3-2-1 regel:
Zorg dat je van elk bestand 3 kopieën hebt, op 2 verschillende opslagmedia, waarvan minstens 1 op een andere locatie.
Een klein stukje toelichting bij deze regel:
3: Drie verschillende kopieën klinkt misschien wat overdreven, maar is gezien de huidige lage kosten van opslag juist heel verstandig. Zo heb je namelijk ook nog een backup in het scenario dat één van je media de geest geeft; op dat moment zou je anders namelijk totdat de data is hersteld geen backup meer hebben.
2: Voorbeelden van verschillende opslagmedia zijn harde schijven, SSD’s, CD/DVD’s, tapes en online opslag. Kies je voor de combinatie van harde schijven en online opslag dan ben je dus klaar!
1: Bewaar minstens één kopie op een andere locatie. Alleen op die manier kan je je wapenen tegen grotere rampen zoals brand, waterschade of diefstal.
Cloud-backup
Het maken van een backup op een externe locatie was nog nooit zo gemakkelijk als nu, dankzij de vele cloud-oplossingen voor online opslag. Het voordeel van een cloud-backup is dat er vaak software bij geleverd wordt die je één keer goed instelt en daarna voor jou het werk doet. Na een persoonlijke zoektocht kwam ik op CrashPlan van Code42 uit, maar er zijn nog veel meer aanbieders te vinden: Dropbox, Apple’s iCloud, KPN Backup Online, Amazon, etcetera.
Het is wel goed om je te beseffen dat de garantie van een backup in dit geval staat of valt met het succes van de aanbieder. Het kan dus zijn dat jouw externe backup wegvalt op het moment dat de partij in kwestie failliet gaat, of getroffen wordt door een ernstige ramp.
Mijn eigen backupsysteem
Ik zorg er gedurende mijn hele fotografie workflow voor dat ik voldoende backups heb: van het maken van de foto’s tot de opslag in mijn archief. Voor de backup van mijn fotografie gebruik ik het volgende:
- Dubbele geheugenkaarten in mijn camera
- Een Nexto ND2901 imagetank
- Een externe harde schijf i.c.m. Time Machine.
- Een Drobo: dit is een harde schijf station dat met meerdere harde schijven werkt en de data intern kopieert (het zogenaamde RAID-systeem). Als er dan een schijf uitvalt is het een kwestie van het vervangen van die schijf en de Drobo zorgt ervoor dat alle data weer netjes wordt hersteld.
- Code42 Crashplan: voor slechts 5 dollar per maand krijg je een cloud-backup met ongelimiteerde opslag waar je geen omkijken naar hebt.
- Externe schijf op een andere locatie.
Backup tijdens het fotograferen
Mijn Canon EOS 5D mk III biedt me de mogelijkheid om foto’s tegelijkertijd op twee geheugenkaarten weg te schrijven; waarmee ik dus direct een backup in mijn camera heb. In het ene slot zit permanent een 64GB kaart en in het andere wissel ik verschillende 16GB kaarten af. Op reis en bij lange fotoshoots (zoals bruiloften) gebruik ik daarnaast een imagetank met 128GB aan opslag in SSD-formaat waar ik regelmatig de 16GB kaartjes op leeg. Vervolgens is het natuurlijk nog zaak om de opslag zoveel mogelijk gescheiden te vervoeren, zodat de kans dat alles in één keer ontvreemd wordt zo klein mogelijk gehouden wordt.
Backup tijdens de verwerking van foto’s
Bij thuiskomst hevel ik alle foto’s over naar mijn MacBook Pro (met Lightroom). Daar zal ik de bewerkingen uit gaan voeren en omdat ik daar zo mobiel mogelijk in wil zijn doe ik dat niet met een externe harde schijf, maar gebruik ik de interne SSD als opslag. Daarom zet ik zo snel mogelijk na het kopiëren een kopie van die foto’s op mijn Drobo, zodat de originelen veilig zijn. Pas dan leeg ik de imagetanks en de gebruikte geheugenkaartjes.
Gedurende de verwerking en bewerking van de foto’s hangt de MacBook Pro regelmatig aan een externe harde schijf, zodat de wijzigingen automatisch worden bijgewerkt met Apple’s Time Machine.
Backup van foto archief
Zodra ik klaar ben met de bewerking van de foto’s verhuis ik deze naar mijn archief. Dit betekent in praktische zin dat ze in een andere Lightroom Catalog terecht komen (mijn archief) en tegelijk verhuizen naar een locatie op de Drobo. De eerder op de Drobo geplaatste backup kan dan dus ook worden verwijderd.
Zonder na te denken: Cloud-backup
Al het bovenstaande zijn activiteiten die ik zelf moet ondernemen. Ondertussen zorgt CrashPlan van Code42 er op de achtergrond voor dat er van alle relevante data op mijn MacBook Pro en Drobo automatisch een backup wordt gemaakt in ‘de cloud’. Zo weet ik dus zeker dat ik ook na een verwoestende brand nog over een backup beschik.
Als allerlaatste redmiddel gebruik ik nog een externe harde schijf op een externe locatie: bij mijn ouders in dit geval. Eens in de zoveel maanden verwissel ik die met een andere externe harde schijf met daarop de meest recente kopie.
Enfin, er komt dus wel wat bij kijken om een goed backupsysteem op te zetten, maar als je het goed doet hoef je er vervolgens ook amper meer over na te denken. Bovendien blijft gelden: better safe than sorry!